Persiapan Dokumen Sebelum ke Belanda


volendam
 Mendapatkan LoA dan kontrak dari pemberi beasiswa ternyata belum bisa membuat saya duduk manis, terbebas dari segala urus-mengurus. Karena, saya masih harus menyelesaikan banyak hal terkait visa dan dokumen untuk izin tinggal selama di Belanda. Kalau urusan visa, okelah. Ini memang wajib diselesaikan jika mau pergi ke luar negeri. Tapi, bagaimana dengan legalisir akta kelahiran dan buku nikah asli? Temen saya yang juga mau ke Belanda malah sempat bertanya, “Legalisir akta buat apa, Mbak?” Nah lho.

Saya sebelumnya juga nggak ngeh, kalau nggak diingetin sama senior. Itu pun saya pahamnya bahwa legalisiran dibubuhkan pada photokopian akta kelahiran. Ternyata, akta kelahiran asli kita yang dilegalisir, jadi ada stempel dan tanda tangan di sebalik lembar asli akta. Demikian juga untuk legalisir buku nikah ples akta kelahiran seluruh anggota keluarga, bagi teman-teman yang akan membawa keluarga ikut serta.

Akta kelahiran dan buku nikah asli yang dilegalisir akan diperlukan ketika kita akan melakukan registrasi ke pemerintah setempat di Belanda, selain passport tentunya. Tapi, bisa jadi setiap kota memiliki kebijakan masing-masing. Saya bercerita untuk kasus di Leiden, untuk kota yang lain, silakan memastikan ke senior atau kampusnya ya. Dan tentang proses registrasinya, saya juga belum punya pengalaman hehe. Jadi laporannya menyusul ya awal tahun depan (:

Untuk mendapatkan legalisir akta kelahiran, berikut adalah prosesnya:
  • Datanglah ke kantor catatan sipil dan kependudukan yang menerbitkan akta kelahiran kita, untuk minta specimen. Bilang saja, kalau kita membutuhkan specimen untuk mendapatkan legalisir dari Kementerian Hukum dan HAM dan Kemenlu di Jakarta. Nanti petugas akan memberi kita satu lembar kertas berisikan kolom yang ditandatangani kepala dinas. Prosesnya sehari jadi.
  • Sebelum minta specimen, pastikan bahwa akta kelahiran kita sudah menggunakan versi baru dwi bahasa, dan diterbitkan tidak lebih dari lima tahun yang lalu. Jika akta kita masih menggunakan format satu bahasa, atau tanggal terbitnya sudah lima tahun, kita bisa minta ke petugas untuk sekalian mengganti format akta yang dwi bahasa atau diprint baru.
  • Saya kemarin mengurus perubahan akta lahir milik suami dan anak pertama saya ke dinas kependudukan dan catatan sipil Sleman, Yogyakarta, dari format lama menjadi dua bahasa. Saya masukkan hari ini, besoknya sudah bisa diambil. Waktu itu, petugas mengingatkan kalau tahun terbit akta lahir saya sudah kadaluarsa, yaitu 2009. Biasanya untuk ke Belanda, mereka mintanya yang terbitan terbaru. Akhirnya, saya pun sekalian minta diprintkan yang baru, dan menunggu sekitar 30 menitan proses. Total biayanya Rp50.000 untuk specimen, ganti dua akta ke versi yang baru, dan print ulang akta kelahiran saya.
  • Selanjutnya kita boleh memilih, apakah akan mengurus legalisiran akta sendiri, yang artinya kita harus ke Jakarta, ke dua kementerian, atau meminta bantuan agen/biro. Karena posisi saya di Yogyakarta, saya pilih minta bantuan agen yang ada di Jakarta. Saya diminta mengirimkan akta asli, specimen, potokopi KK dan passport ke alamat agen dengan pengiriman yang diasuransikan supaya aman. Biaya pengurusan per dokumen adalah Rp.350.000 untuk yang express (3 hari kerja), dan Rp.250.000 untuk yang regular (5 hari kerja).
  • Saya hanya melegalisirkan akta kelahiran saya, sementara untuk akta kelahiran suami dan anak-anak akan dimintakan legalisirnya jika sudah mendekati waktu berangkat. Karena legalisir dokumen ini hanya berlaku 5 bulan. Sayang kan, kalau sudah dilegalisir sekarang, tapi berangkatnya masih 6 bulan lagi. Jadinya harus legalisir dan membayar lagi :D
  • Bagi teman-teman yang ingin mengurus legalisir langsung, bisa membaca penjelasan dari blog ini.
  • Setelah dapat legalisir dari dua lembaga kementerian, kita harus memintakan legalisir akta kelahiran ke kedutaan Belanda di Jakarta. Ini bisa kita lakukan bersamaan ketika kita melakukan interview untuk pembuatan visa. Untuk legalisir di kedutaan, kita masih harus bayar lagi lho teman-teman, Rp.400.000 :D (silakan ditotal jendral saja ya hehe)

Lalu bagaimana dengan buku nikah?
  • Pertama, pastikan kalau buku nikah kita sudah menggunakan versi baru yang dua bahasa, atau kalau tidak harus diterjemahkan ke bahasa Inggris atau Belanda. Pengalaman saya, karena buku nikah masih pakai versi lama, saya mengajukan pembuatan buku duplikat yang menggunakan versi dua bahasa ke KUA penerbit atau di mana saya menikah, yaitu di Kecamatan Kedungwuni Pekalongan. Syaratnya adalah dua buku nikah untuk suami dan istri, fotokopi KTP dan KK, pengantar dari desa, pas foto berwarna suami dan istri, dan biaya cetak seikhlasnya :D Saya minta adik saya untuk menguruskannya. Jadi, semua dokumen saya kirim pakai jasa pengiriman.
  • Setelah itu, buku nikah yang versi dua bahasa difotokopi sebanyak lima lembar, dan dimintakan legalisir ke KUA kecamatan. Sertakan juga akta kelahiran asli dan fotokopi, KTP asli dan fotokopi. Untuk legalisir buku nikah tidak perlu specimen ya (:
  • Untuk legalisir buku nikah asli, langkah pertama adalah ke Kemenag pusat, lalu ke Kementerian Hukum dan HAM, Kemenlu, dan Kedutaan Belanda.
  • Rencananya saya mau minta tolong agen lagi. Kali ini karena ada tambahan legalisir Kemenag, biayanya bertambah Rp.200.000 :D Nanti legalisirnya dibubuhkan di salah satu buku nikah asli, jadi tidak kedua buku. Hanya saja, waktu minta legalisir ke Kemenag, kedua buku nikah milik suami dan istri wajib ditunjukkan.
  • Untuk teman-teman yang mau mengurus sendiri, bisa baca-baca penjelasan di sini.
 Selamat berburu legalisir yaaaa …

________________________________________
Ditulis oleh Nor Ismah
PK-45 "Gelora Nusantara"
PhD student di Leiden University, Belanda 

Nor Ismah

Genta | Gelora Nusantara | Persiapan Keberangkatan angkatan 45 penerima beasiswa Lembaga Pengelola Dana Pendidikan Indonesia