Mendapatkan LoA dari Leiden University






Letter of Acceptance (LoA) atau surat penerimaan dari universitas adalah surat sakti buat kita yang mau melanjutkan kuliah di sebuah perguruan tinggi. Tanpa LoA, meskipun sudah ada sponsor yang siap membiayai, ya tetap saja kita nggak bisa sekolah karena belum diterima oleh universitas.

Waktu S2, saya belum ada pengalaman bagaimana cara mendapatkan LoA. Karena waktu itu, segala hal tentang pendaftaran sudah diselesaikan oleh IIEF sebagai pengelola beasiswa IFP Ford Foundation di Indonesia. Jadi, proses yang saya lakukan untuk mendapatkan LoA dari Leiden University (LU) adalah hasil dari bertanya, mencoba, dan banyak berdoa.

Pertama, saya mempelajari dulu prosedur pendaftaran kampus, terutama untuk Graduate School of Humanities melalui website. Supaya tahu, bagaimana alurnya dan persyaratan apa saja yang harus dipersiapkan. Di Humanities, untuk program doktoral, prosedurnya dimulai dengan mendapatkan professor yang bersedia mensupervisi penelitian kita.

Mendapatkan professor itu bukan hal yang mudah, tapi kalau pas rezeki juga tidak susah-susah amat. Beneran. Tergantung pulung, ibarat kita mau beli rumah atau tanah. Rumusnya, jangan gampang sedih atau putus asa pas lamaran kita ke professor ditolak atau tidak ada balasan sama sekali. Itu sudah biasa. Saya berkirim email ke 10 professor di Belanda dan Australia, dan mendapat jawaban positif hanya dari 2 professor. Tragis ya. Tapi santai saja. Kita harus tetap percaya bahwa sepayah-payahnya bidikan email kita ke professor, akan ada satu yang pasti tepat sasaran.

Lalu, apa yang musti diperhatikan?
  • Satu, untuk mendekati professor, kita membutuhkan CV dan proposal penelitian yang menjelaskan garis besar penelitian kita. Kirimkan bersama dengan email permohonan menjadi supervisor. Pada email saya menjelaskan siapa saya, dari nama, lulusan mana, siapa pembimbing S2 saya, research interest, topik tesis, dan topik disertasi. Di akhir email nyatakan bahwa kita bermaksud meminta sang professor untuk menjadi supervisor.
  • Dua, pelajari lebih dulu latar belakang pendidikan, expertise, interest, dan karya-karya professor, untuk mengukur apakah topik penelitian kita bisa sesuai dengan keahlian dan minat sang professor. Tidak hanya di LU saja, profil para professor biasanya sudah dijelaskan dalam website. Proses ini juga untuk mengantisipasi penolakan atau tidak berbalasnya email yang kita kirim.
  • Tiga, jika tidak yakin, kita bisa minta rekomendasi dan masukan dari senior, alumni, dosen, atau kawan kita tentang nama professor yang potensial untuk didekati. Saya waktu itu bertanya kepada senior, meskipun tak yakin, ia pun merekomendasikan satu nama. Ketika saya berkirim email, professor tersebut lalu merekomendasikan nama professor lain yang lebih tepat untuk mensupervisi penelitian saya. Saya ikuti sarannya, dan professor kedua inilah yang sekarang akan menjadi pembimbing saya.
  • Empat, persiapkan skor IELTS paling tidak 6,5 atau 7 supaya lebih aman. Karena di LU, professor berperan juga sebagai examiner, dan waktu kita mendaftar universitas, sudah tidak ada lagi syarat melampirkan hasil test bahasa. Artinya, jika kita sudah mendapatkan unconditional statement dari professor, kita sudah exempt untuk persoalan bahasa. Pengalaman teman, ia diminta menunjukkan hasil test IELTS kepada sang professor, dan ngobrol via Skype. Saya kebetulan tidak ditanya tentang score atau diminta untuk Skype. Barangkali karena saya alumni dari universitas di US dan dua kali pernah mengikuti workshop dan presentasi paper yang diadakan oleh KITLV, salah satu pusat studi di LU. Di luar itu, wallahu a'lam :)
  • Rajin berdoa, kalau saya banyak-banyak kirim fatihah ke pak professor hehe.
Proses email dan ngobrol dengan calon professor ini tidak bisa dipastikan berapa kali. Tergantung berapa banyak klarifikasi atau penjelasan yang dibutuhkan professor tentang kita. Saya lagi-lagi beruntung. Pada email kedua, setelah membaca proposal saya, sang professor langsung setuju untuk menjadi supervisor. Jika professor sudah bersedia, kita sebaiknya memastikan apakah harus menghubungi professor lain untuk kita minta menjadi pembimbing kedua. Untuk kasus saya, sang professor sudah langsung menyebut nama professor lain yang akan berkolaborasi membimbing saya. Ia juga menghubungkan saya dengan officer LU yang menangani beasiswa LPDP dan Kemenag untuk proses pendaftaran universitas.

Dengan mendapatkan ACC supervisi, saya bisa bilang kalau 70% proses sudah berhasil kita lewati. Selanjutnya adalah menyelesaikan urusan administrasi universitas untuk mendapatkan LoA. Tahapannya adalah sebagai berikut:
  •  Isilah formulir pendaftaran yang bisa diunduh pada halaman website, sesuai dengan departemen tujuan masing-masing, dan ditandatangani. Di dalam form untuk pendaftaran graduate school of Humanities, ada pertanyaan tentang FUNDING. Saya memilih opsi kedua, yaitu “I will receive a scholarship and I will attach a letter which proves this” dengan melampirkan surat pernyataan bahwa saya mendaftar beasiswa LPDP yang akan mencover semua biaya hidup dan studi, dan membutuhkan LoA untuk pendaftaran beasiswa ini. Saya juga melampirkan flyer beasiswa LPDP berikut penjelasan komponen biaya yang discover.
  • Lengkapi dokumen yang disyaratkan, untuk school of Humanities, antara lain: copy passport, ijazah dan transkrip dalam atau sudah diterjemah ke dalam bahasa Inggris, Perancis, Jerman, atau Belanda, yang dilegalisir oleh kampus, CV, 2 surat rekomendasi salah satunya dari pembimbing S2, letter of statement dari professor tentang kesediaannya menjadi supervisor, deskripsi tentang rencana penelitian antara 400—600 kata, kopian naskah thesis, jika dalam bahasa Indonesia, harus dilengkapi dengan summary dan judul dalam bahasa Inggris, Perancis, Jerman, atau Belanda.
  • Kirim aplikasi melalui email dan pos. Saya lakukan kedua-duanya.
  • Waktu menunggu kurang lebih satu bulan, sambil kita kembali berdoa semoga aplikasi kita disetujui. Pihak admission office akan memberi jawaban melalui email, apakah kita diterima atau tidak. Jika kita diterima, LoA akan dikirim langsung bersamaan dengan pemberitahuan kelulusan kita via email, dan letter of statement tentang status kita sebagai PhD researcher dikirim lewat alamat pos kita.
Selama melakukan proses tersebut, saya banyak dibantu oleh officer Leiden University untuk beasiswa LPDP dan Kemenag, juga senior yang sudah kuliah di Leiden. Mereka dengan sabar menjawab detil setiap pertanyaan saya. Misalnya soal pengisian formulir dan legalisir ijazah. Pokoknya jangan malu bertanya ya. Lakukan tahapan demi tahapan dengan benar dan teliti, dan tak lupa selalu optimis dan berdoa. Salam Gelora!


_____________________
Ditulis oleh Nor Ismah
PK-45 “Gelora Nusantara”
PhD researcher at Leiden University, the Netherlands

Nor Ismah

Genta | Gelora Nusantara | Persiapan Keberangkatan angkatan 45 penerima beasiswa Lembaga Pengelola Dana Pendidikan Indonesia